Informar com segurança, por lei e credibilidade

Em companhias abertas, o time de RI lida com informações que mexem no preço das ações antes de o mercado conhecê-las: resultados antes da divulgação, fatos relevantes e materiais de conselho e de assembleia. O MZ Private dá a esse time uma área restrita para guardar esses documentos e compartilhá-los com os usuários certos, dentro da empresa e com investidores e stakeholders.

Em 2023, o que estava em jogo com essas informações era alto. A Resolução CVM 44, em vigor desde setembro de 2021, obriga administradores e empregados a guardar sigilo sobre informação relevante até sua divulgação e a zelar para que subordinados e terceiros de confiança façam o mesmo, respondendo solidariamente se isso falhar. Se a informação escapar ao controle da companhia, a divulgação tem que ser imediata. Ao mesmo tempo, a LGPD saiu do papel: as sanções valem desde agosto de 2021, e em 2023 a ANPD publicou o regulamento de sanções, em fevereiro, e aplicou a primeira multa, em julho.

Antes do MZ Private, esses documentos circulavam por e-mail, drives compartilhados e dispositivos pessoais. Cada encaminhamento criava uma cópia sem controle. O acesso dependia de lembrar quem tinha recebido o quê. E, quando algo vazava, não havia registro para responder à pergunta que as regras pressupõem: quem teve acesso?

O produto nasceu desse contexto, sem uma fase formal de discovery, então as regras de acesso precisavam estar certas desde o início. O desafio era tornar o controle o padrão sem dificultar o compartilhamento: o RI deveria compartilhar com a mesma facilidade das ferramentas que já usava, enquanto o produto garantia que cada documento tivesse um público definido e que cada ação deixasse rastro.

De junho a novembro de 2023, fui o UX/UI designer do MZ Private, numa squad com 3 desenvolvedores sênior e um PO.

• Defini as jornadas dos usuários e as regras de acesso por trás delas.
• Desenhei os fluxos e os protótipos, da estrutura à alta fidelidade, e o Design System da MZ.
• Fiz o handoff e garanti a qualidade com os desenvolvedores, testando cada fluxo em staging, em rodadas de ajustes antes de ir para o ar.

Nove decisões definem como o MZ Private equilibra facilidade e controle.

O acesso nunca vai direto para um usuário. Para compartilhar uma pasta ou um arquivo com alguém, esse usuário precisa estar num grupo, e o grupo recebe o acesso. Grupos dão muito mais controle sobre os níveis de permissão: o conselho, um conjunto de investidores e o time interno têm cada um o seu nível, e mudar um grupo uma vez atualiza todos que estão nele.

• Nenhum membro sem grupo. Qualquer mudança que deixaria alguém sem grupo bloqueia o botão “Salvar”.
• Um grupo “Administradores” fixo vem por padrão, não pode ser renomeado nem apagado e é o único com acesso a “Analytics” e “Auditoria”.
• Membros e grupos, nos dois sentidos. Uma tela mostra um membro e seus grupos; a outra, um grupo e seus membros. Os convites são por e-mail, até 25 por vez, com os grupos escolhidos no mesmo passo.

Cada grupo recebe uma de duas permissões numa pasta ou arquivo: visualizar, para abrir e ler, ou editar, que também permite renomear, apagar e conceder acesso a outros. Dois níveis claros separam quem consome a informação de quem a gerencia. O acesso é definido grupo a grupo na mesma janela, que também cria um grupo na hora quando o certo ainda não existe, com nome e descrição obrigatórios, para o compartilhamento nunca chegar a um beco sem saída.

O primeiro nível, “Documentos”, só tem pastas, então todo arquivo vive dentro de uma pasta cujo público foi definido antes. Do segundo nível em diante, dá para adicionar pastas e arquivos, por isso “Nova pasta” vira “Adicionar”. Os breadcrumbs mostram o caminho, sempre começando em “Documentos”, e levam de volta a qualquer nível com um clique; nomes longos ganham tooltip.

O + no canto superior direito adiciona o que faz sentido onde o usuário está. Em “Documentos”, ele sobe arquivos ou pastas, ou cria uma pasta no nível atual. Em “Membros e grupos”, o mesmo + adiciona um membro ou cria um grupo. Um lugar só para procurar, e uma ação que sempre combina com a tela.

Pastas e arquivos têm o mesmo painel de detalhes, à direita: quem criou o item, os grupos com acesso e ações para renomear, apagar e gerenciar o acesso. Quando um nível abre, o painel entra com uma animação para que os usuários tenham sempre, de forma rápida e prática, as informações da pasta ou do arquivo, principalmente quem gerencia os acessos. Sem nada selecionado, o empty state pede para escolher um item. A informação de qualquer pasta ou arquivo fica sempre a um clique, sem sair da lista.

As células do grid não têm espaço para mostrar todas as ações, então o grid usa um kebab menu: “Abrir”, “Detalhes”, “Compartilhar”, “Copiar link” e “Apagar”. As linhas da lista têm espaço, então ações extras, como detalhes e compartilhamento, aparecem direto no hover. Nas duas, o duplo clique abre o item, como no Google Drive. As mesmas necessidades, resolvidas do jeito que o espaço de cada visão permite.

Os arquivos abrem dentro do produto, em visualizadores para PDF, vídeo, imagem, áudio e texto, com o download sempre disponível no topo. Os usuários leem, assistem e ouvem sem precisar de uma cópia na máquina antes.

Os administradores veem cada evento do app: quem fez, o que fez, a qual arquivo se refere, onde esse arquivo está e quando. Responder um comentário, compartilhar ou apagar um arquivo, criar ou baixar uma versão, adicionar ou remover um usuário: tudo cai numa lista só, filtrada por período e grupo, pesquisável por usuário e exportável por inteiro.

Quando uma ação oscila de forma atípica, a Resolução CVM 44 pede que o diretor de RI questione as pessoas que tiveram acesso à informação. É nessa lista que isso começa.

O Analytics dá ao RI uma visão de como estão performando os arquivos que ele disponibiliza para investidores e stakeholders. Os destaques de uso mostram uploads, arquivos acessados e acessos diários e semanais. Os limites mostram armazenamento e usuários contra o plano, já que cada plano define esses dois limites. Os arquivos mais acessados formam um ranking por dia, semana ou mês, e o engajamento mostra como cada upload recente foi recebido, em percentual ou em acessos, ao lado dos usuários mais ativos.

A segurança precisa ser visível e estar nas mãos dos usuários, não escondida em configurações que ninguém abre.

• Login com código único enviado para o e-mail do usuário.
• Autenticação em dois fatores por e-mail ou por app autenticador, configurada com código ou QR code.
• Troca de senha pedindo a senha atual e a confirmação.
• Retenção de dados. O usuário escolhe um período, de 6 meses a 3 anos ou personalizado, depois do qual seus dados são apagados, com um passo de confirmação e um aviso claro do que acontece depois.
• Notificações de novos arquivos, comentários e respostas, novos membros e relatório mensal, ligadas ou desligadas uma a uma ou todas de uma vez.

Juntas, as regras tornam a área segura sem pedir que os usuários lembrem de nada.

O MZ Private usa o Design System da MZ. Foi o primeiro produto a adotar esse design system, que criei e mantive também para outros apps.